Giải pháp văn phòng ảo là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí nhưng vẫn mang đến hiệu quả thiết thực. Vậy ưu nhược điểm của văn phòng ảo là gì? Hãy cùng Thin Office giải đáp mọi thắc mắc trong bài viết dưới đây.
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo hay còn gọi là Virtual Office, được cung cấp đầy đủ các dịch vụ như: Địa điểm giao dịch, biển hiệu của công ty, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, kế toán báo cáo thuế. Địa chỉ văn phòng ảo thường được nhiều công ty, doanh nghiệp lựa chọn để làm nơi giao dịch.
Đánh giá ưu nhược điểm nổi bật của văn phòng ảo
Ưu điểm khi thuê văn phòng ảo
Tiết kiệm chi phí
Đây là yếu tố đầu tiên quyết định đến sự lựa chọn của các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các startup hoặc những công ty có quy mô nhỏ, nguồn tài chính chưa ổn định. Việc thuê văn phòng ảo có thể giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% chi phí hoạt động doanh nghiệp thông thường. Khi lựa chọn loại hình văn phòng này, các doanh nghiệp không cần lo lắng quá nhiều đến việc tìm kiếm mặt bằng hay chi phí thiết kế văn phòng.
Dịch vụ đầy đủ, tiện nghi
Khi thuê văn phòng ảo, các doanh nghiệp sẽ được đơn vị cho thuê cung cấp đầy đủ các dịch vụ như: Địa chỉ đăng ký Giấy phép kinh doanh; lễ tân; khu vực đón tiếp khách hàng đến giao dịch; phòng họp; đặt bảng tên doanh nghiệp tại tòa nhà đăng ký…
Đọc thêm: Top 12+ văn phòng ảo tại TP HCM mới nhất hiện nay
Xây dựng hình ảnh, nâng tầm uy tín cho doanh nghiệp
Văn phòng ảo thường “tọa lạc” tại những địa chỉ đẹp. Vì thế, các doanh nghiệp khi lựa chọn dịch vụ thuê văn phòng ảo sẽ giúp tăng mức độ tin cậy, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Đặc biệt là thuận tiện trong giao dịch, thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng và hỗ trợ doanh nghiệp phát triển trong tương lai.
Đi kèm nhiều tiện ích
Với văn phòng ảo, doanh nghiệp không cần phải mua sắm đồ nội thất, trang thiết bị, đồ dùng văn phòng phẩm bởi đơn vị cho thuê đã cung cấp đầy đủ những tiện ích trên. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cũng như giảm bớt rủi ro về chất lượng.
Nhược điểm của văn phòng ảo
Ngoài những ưu điểm nổi bật thì loại hình văn phòng ảo cũng tồn tại một số hạn chế như:
- Vấn đề pháp lý, thủ tục đăng ký kinh doanh cho văn phòng ảo: Trên thực tế, việc đăng ký kinh doanh văn phòng ảo vẫn là vấn đề chưa được xử lý triệt để. Tuy nhiên, trước sự phát triển mạnh mẽ của mô hình này, hiện nay pháp luật đã có những sửa đổi pháp lý để phù hợp với nhu cầu của xã hội. Nếu như doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh hợp lệ, giao dịch rõ ràng với khách hàng theo đúng pháp luật thì không xảy ra bất cứ khó khăn nào.
- Phải đặt lịch hẹn nếu muốn gặp đối tác, khách hàng: Địa chỉ kinh doanh của văn phòng ảo thường được rất nhiều doanh nghiệp thuê. Vì thế, khi doanh nghiệp cần họp hành, gặp gỡ đối tác, khách hàng thì cần phải hẹn trước và thực hiện theo thời gian đã đăng ký. Điều đó sẽ ít nhiều gây khó khăn cho doanh nghiệp khi muốn tiếp cận với khách hàng.
- Vấn đề bảo mật thông tin: Khi giao dịch với khách hàng tại văn phòng ảo, có nhiều doanh nghiệp lo lắng vấn đề bảo mật thông tin bởi không gian cho thuê thường là không gian chung với nhiều đơn vị, tổ chức cùng sử dụng và làm việc. Wifi không an toàn, tường thiếu cách âm cũng là nguy cơ gây rò rỉ thông tin khi thảo luận, trao đổi với khách hàng.
Những lưu ý quan trọng khi thuê văn phòng ảo
Dịch vụ thuê văn phòng ảo hiện được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm và ưu tiên lựa chọn. Tuy nhiên, do luật pháp vẫn chưa có quy định rõ ràng về mô hình này nên khi sử dụng dịch vụ, doanh nghiệp cần lưu ý đến những vấn đề sau:
Lập kế hoạch
Doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch trước khi tìm kiếm một địa chỉ cho thuê văn phòng ảo. Mục đích là tránh rơi vào thế bị động, ảnh hưởng đến kế hoạch đã đặt ra trước đó.
Tính pháp lý của văn phòng ảo
Tính đến thời điểm hiện tại thì vấn đề pháp lý về mô hình văn phòng ảo vẫn chưa rõ ràng. Do đó, khi lựa chọn thuê mô hình văn phòng này thì các doanh nghiệp cần cân nhắc, lựa chọn đơn vị có thương hiệu uy tín, chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo.
Đọc thêm: Top 10+ văn phòng ảo tại Hà Nội uy tín giá từ 490k/ 1 tháng
Điều kiện trong hợp đồng phải rõ ràng, cụ thể
Để đảm bảo quyền lợi tốt nhất, trước khi bắt đầu sử dụng dịch vụ này, doanh nghiệp hãy thảo luận những điều khoản trong hợp đồng một cách chi tiết và rõ ràng nhất. Thông thường, với những văn phòng ảo không đảm bảo chất lượng thì quá trình ký kết hợp đồng sẽ diễn ra khá nhanh chóng. Do đó, khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp cần chú ý đến các điều kiện trong hợp đồng phải rõ ràng để tránh xảy ra rủi ro.
Khả năng đáp ứng các tiêu chí
Khi thuê văn phòng ảo thì doanh nghiệp cần phải chú ý đến các yếu tố như: Môi trường bên trong và bên ngoài có thuận tiện cho kinh doanh hay không? Khu vực đỗ xe, hệ thống phòng ban, các trang thiết bị….
Think Office – đơn vị cho thuê văn phòng ảo uy tín, giá rẻ
Là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê văn phòng ảo, Think Office tự tin là doanh nghiệp đi đầu trong cung cấp các dịch vụ văn phòng ảo uy tín, chất lượng với mức giá vô cùng phải chăng.
Khi lựa chọn sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tại Think Office, quý khách hàng sẽ được cung cấp nhiều dịch vụ tiện ích hiện đại như: Địa chỉ đăng ký giấy phép kinh doanh, đặt bảng tên của công ty, lễ tân, phòng họp, phòng tiếp khách…giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất. Bên cạnh đó, mức giá thuê văn phòng ảo tại Think Office được đánh giá là ưu đãi nhất thị trường.
Vừa rồi Think Office đã trả lời giúp bạn câu hỏi văn phòng ảo là gì? cũng như các ưu nhược điểm của văn phòng ảo. Chúng tôi hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn đọc những kiến thức hữu ích. Nếu có bất cứ vấn đề gì cần giải đáp hoặc nhu cầu tìm thuê văn phòng ảo, quý khách hàng vui lòng liên hệ ngay với Think Office. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của chúng tôi rất sẵn sàng hỗ trợ khách hàng.
