Liệu văn phòng ảo có tuân theo quy định pháp luật, văn phòng ảo có hợp pháp không? Văn phòng ảo có thể được đăng ký hoạt động kinh doanh? Bài viết dưới đây sẽ tường thuật chi tiết để giải đáp tất cả những thông tin liên quan tới những câu hỏi quan trọng này.
Khái niệm về văn phòng ảo
Thuật ngữ “Văn phòng ảo” (Virtual Office) ám chỉ một phương thức cho thuê văn phòng đại diện, trong đó tất cả các giao dịch quan trọng được điều phối và chuyển tiếp đến trụ sở chính. Đích thân tạo điều kiện cho khách hàng tiếp cận với một loạt tiện nghi, văn phòng ảo cung cấp một tác nghiệp mô phỏng sự thực, bao gồm sự hiện diện của một bộ phận lễ tân, một địa chỉ đăng ký kinh doanh tinh tế, những con số điện thoại và số fax hợp thời, cùng một không gian đáp đón khách hàng đến thực hiện các giao dịch…
Có nên lựa chọn thuê văn phòng ảo không?
Mặc dù dịch vụ thuê văn phòng ảo đã thu hút sự quan tâm và sự lựa chọn đáng kể từ các doanh nghiệp, tuy nhiên, do luật pháp hiện hành chưa định rõ về mô hình này, vì vậy, khi áp dụng dịch vụ này, các doanh nghiệp cần tập trung vào những vấn đề quan trọng sau đây:
- Để đảm bảo uy tín và an toàn khi sử dụng dịch vụ, doanh nghiệp nên tìm hiểu thật kỹ và cẩn thận về đơn vị cung cấp dịch vụ này. Nên lựa chọn những đơn vị lâu năm và đã có thương hiệu trên thị trường.
- Trong quá trình được nhân viên tư vấn, doanh nghiệp nên cân nhắc và nắm rõ những gì được truyền đạt để có sự lựa chọn phù hợp.
- Một doanh nghiệp đã có địa chỉ đăng ký kinh doanh hợp pháp có nghĩa là doanh nghiệp đã có thật, vì thế, doanh nghiệp nên hoàn thành nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước.
Đọc thêm: Top 10+ văn phòng ảo tại Hà Nội uy tín giá từ 490k/1 tháng
Văn phòng ảo có hợp pháp không?
Theo định nghĩa theo Bộ luật Doanh nghiệp, “doanh nghiệp” được xem như một tổ chức kinh tế mang tên riêng, có một trụ sở giao dịch vững chắc và sở hữu các tài sản đã được đăng ký, nhằm thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Luật Doanh nghiệp cũng đã ban hành những quy định chi tiết về trụ sở giao dịch, cụ thể là việc trụ sở này phải đặt tại lãnh thổ của Việt Nam, với địa chỉ rõ ràng, bao gồm số nhà, tên xã, phường, quận, huyện, tỉnh/thành phố, và phải được thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
Luật Doanh nghiệp không đặt ra bất kỳ giới hạn về số lượng doanh nghiệp tối đa được đặt tại một địa điểm. Thậm chí, cả cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không thể kiểm soát xem doanh nghiệp đã hoạt động tại trụ sở đã được đăng ký hay không.
Hiện tại, không có quy định pháp luật nào cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo làm trụ sở hoạt động. Dựa trên những quy định trên, văn phòng ảo vẫn đáp ứng và đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu của một doanh nghiệp hợp pháp, và không vi phạm quy định.
Văn phòng ảo có được đăng ký kinh doanh?
Câu trả lời là có bởi văn phòng ảo có trụ sở đăng ký kinh doanh rõ ràng và cũng không có bất cứ quy định pháp lý nào về việc điều chỉnh, xử lý đối với vấn đề này. Bởi vậy, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tổ chức đăng ký kinh doanh trong khi thuê một văn phòng ảo. Tuy nhiên, cần nhấn mạnh rằng, việc Luật Doanh nghiệp không cấm không đồng nghĩa với việc mô hình này hoàn toàn tuân thủ quy định pháp luật.
Điều này bởi lẽ hoạt động của một doanh nghiệp không chỉ phụ thuộc vào quy định của Luật Doanh nghiệp mà còn phải tuân thủ nhiều quy định pháp luật khác như thuế, thương mại, ngân hàng, và nhiều lĩnh vực khác.
Luật Doanh nghiệp hiện tại không đưa ra quy định về số lượng doanh nghiệp tối đa được đặt tại một địa điểm. Hơn nữa, ngay cả cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không thể kiểm soát được việc doanh nghiệp có thực sự hoạt động tại trụ sở đã đăng ký hay không.
Từ những điều trên, có thể nhìn thấy rằng pháp luật hiện hành không đưa ra quy định cụ thể về việc cho phép đăng ký kinh doanh khi sử dụng văn phòng ảo, cũng như không cấm trường hợp này.
Tính pháp lý của văn phòng ảo
Theo quy định tại khoản 7 Điều 4 Luật Doanh nghiệp năm 2014, doanh nghiệp là một tổ chức mang danh hiệu độc đáo, sở hữu tài sản và trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định hình thành của pháp luật, nhằm mục đích thực hiện hoạt động kinh doanh.
Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp năm 2014 xác định rằng: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đóng vai trò là nơi giao tiếp của tổ chức trên lãnh thổ Việt Nam, và được định rõ vị trí gồm số nhà, ngõ, hẻm, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có)”.
Đọc thêm: Top 12+ văn phòng ảo tại TP HCM mới nhất hiện nay
Đối tượng thuê văn phòng ảo
- Công ty có quy mô vừa và nhỏ muốn tiết kiệm tối đa chi phí.
- Cá nhân mới thành lập hoặc chuẩn bị thành lập doanh nghiệp.
- Các nhóm dự án hoặc chuyên viên tư vấn.
- Các doanh nghiệp, công ty lớn muốn có thêm chi nhánh.
- Các công ty nước ngoài muốn thuê văn phòng đại diện.
- Các startup khởi nghiệp muốn thành lập công ty hoạt động hợp pháp.
- Doanh nghiệp đã và đang hoạt động cần mở rộng thêm chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc thành lập các công ty con, công ty mới
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần chuyển đến vị trí trung tâm thành phố để phát triển kinh doanh.
Nội dung hợp đồng thuê văn phòng ảo như thế nào?
Đối với hợp đồng thuê văn phòng ảo, việc quan tâm đặc biệt đến nội dung trở thành yếu tố quan trọng và đòi hỏi sự cân nhắc tỉ mỉ trước khi tiến hành ký kết. Tham gia vào hợp đồng này, các bên buộc phải thể hiện đầy đủ và sắc nét những điều khoản sau đây:
- Tên doanh nghiệp/tổ chức
- Địa chỉ/ Trụ sở
- Điện thoại/ Email/ Fax
- Mã số thuế/ Tài khoản số
- Số CMND/CCCD/Hộ chiếu
- Người đại diện theo quy định của pháp luật (nếu có)/ Chức vụ
- Đối tượng và mục đích thuê văn phòng cụ thể
- Địa điểm văn phòng cho thuê
- Diện tích sử dụng văn phòng
- Mục đích sử dụng
- Giá thuê và các chi phí khác
- Thời gian thuê văn phòng (ngắn hay dài hạn)
- Phương thức thanh toán
- Điều kiện gia hạn về thời gian thuê
- Vấn đề cho thuê lại (nếu có)
- Nghĩa vụ và quyền của các bên
- Trách nhiệm khi vi phạm điều khoản trong hợp đồng
- Phương thức giải quyết hợp đồng khi xảy ra tranh chấp
Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại Think Office
Think Office là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ thuê văn phòng uy tín trên thị trường Việt Nam. Khi đến với Think Office, khách hàng sẽ được đội ngũ chuyên viên tư vấn tận tình, giải đáp mọi thắc mắc liên quan. Đặc biệt, Think Office còn cam kết cung cấp cho khách hàng những địa chỉ đẹp, nằm ngay những khu trung tâm thành phố với hệ thống giao thông đa dạng, giúp khách hàng dễ dàng di chuyển. Ngoài ra, giá thuê văn phòng tại Think Office được đánh giá là ưu đãi nhất thị trường, giúp khách hàng tiết kiệm tối đa chi phí.
Trên đây là các thông tin sẽ trả lời thắc mắc về tính hợp pháp của mô hình văn phòng ảo. Think Office mong rằng việc chia sẻ này sẽ cung cấp thêm kiến thức hữu ích cho các bạn. Để được tư vấn và nhận báo giá chi tiết nhất, xin vui lòng liên hệ với Think Office, chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ.”
