Hybrid Working là gì ?

Sau giai đoạn giãn cách vì dịch bệnh, cách tổ chức công việc tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã thay đổi và không quay lại hoàn toàn như trước. Việc yêu cầu nhân viên có mặt tại văn phòng làm việc  5 ngày mỗi tuần đối với nhiều doanh nghiệp không còn là lựa chọn tối ưu duy nhất, trong khi cách thức làm việc từ xa hoàn toàn cũng bộc lộ sự hạn chế rõ rệt về gắn kết đội ngũ.

Hybrid working là mô hình làm việc kết hợp linh hoạt giữa văn phòng và từ xa, đang được nhiều doanh nghiệp cân nhắc áp dụng như một chiến lược dài hạn thay vì giải pháp tạm thời. Bài viết dưới đây Think Office giúp doanh nghiệp hiểu rõ về Hybrid Working, các mô hình phổ biến, lợi ích và thách thức khi triển khai, đồng thời đi sâu vào khía cạnh doanh nghiệp cần loại văn phòng nào để phù hợp với cách làm việc mới này.

Hybrid Working là gì?

Hybrid Working là mô hình làm việc trong đó nhân viên không bắt buộc có mặt tại văn phòng toàn thời gian, mà được luân phiên giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa theo lịch trình do doanh nghiệp quy định hoặc do chính nhân viên chủ động sắp xếp. Thuật ngữ này đôi khi cũng được viết ngắn gọn là Hybrid Work, nhiều người tìm kiếm cả “Hybrid Working là gì? ” lẫn ” Hybrid Work là gì? ” nhưng thực chất chỉ là cùng một mô hình.

Mô hình Hybrid Working vẫn giữ vai trò trung tâm của văn phòng cho các hoạt động cần tương tác trực tiếp như họp nhóm, đào tạo hoặc tiếp đón khách hàng, khác với làm việc từ xa hoàn toàn ở tính linh hoạt về địa điểm nhưng không loại bỏ hẳn nhu cầu mặt bằng.

Chính vì văn phòng vẫn giữ vai trò trung tâm, sự phổ biến của Hybrid Working đang khiến nhiều doanh nghiệp phải tính toán lại nhu cầu diện tích thuê. Thay vì thuê một mặt bằng đủ chỗ ngồi cố định cho toàn bộ nhân sự, nhiều công ty chuyển sang thuê diện tích nhỏ hơn nhưng bố trí linh hoạt hơn, vừa tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo không gian hiệu quả khi nhân viên lên văn phòng.

Hybrid Working khác gì làm việc tại văn phòng truyền thống và làm việc từ xa hoàn toàn?

Nhiều người thường nhầm lẫn Hybrid Working với 2 mô hình còn lại, nhưng bản chất khác nhau ở mức độ gắn với văn phòng vật lý và cách kiểm soát công việc. Bảng dưới đây tóm tắt điểm khác biệt giữa 3 mô hình phổ biến hiện nay.

Với mô hình onsite truyền thống, doanh nghiệp cần diện tích văn phòng đủ chỗ cho toàn bộ nhân sự có mặt cùng lúc, trong khi remote hoàn toàn, hay còn gọi là work from home khi làm tại nhà, gần như loại bỏ nhu cầu mặt bằng cố định. Hybrid working nằm giữa 2 thái cực này: vẫn cần 1 không gian văn phòng trung tâm, nhưng quy mô và cách bố trí cần thay đổi để phù hợp với số nhân sự có mặt thực tế mỗi ngày, thay vì tính theo tổng số nhân sự trên danh sách lương.

Có những mô hình hybrid working nào phổ biến hiện nay?

Các hình thức Hybrid Working được doanh nghiệp áp dụng khá đa dạng, từ việc để nhân viên hoàn toàn tự chủ lịch làm việc cho đến quy định cứng những ngày bắt buộc lên văn phòng. Việc lựa chọn hình thức nào phù hợp phụ thuộc vào đặc thù ngành nghề, văn hóa quản lý và cả nhu cầu diện tích văn phòng mà doanh nghiệp đang cân nhắc thuê, cụ thể gồm 4 mô hình chính sau đây:

• Hybrid tự do: nhân viên toàn quyền quyết định thời điểm đến văn phòng hoặc làm từ xa, miễn đảm bảo tiến độ chung, phù hợp doanh nghiệp công nghệ hoặc marketing đo lường theo kết quả đầu ra. Với mô hình này, văn phòng cần thiết kế linh hoạt, không gán cố định bàn làm việc cho từng cá nhân.
• Hybrid chia tuần, cố định lịch: doanh nghiệp quy định rõ những ngày cụ thể trong tuần nhân viên phải có mặt tại văn phòng, phần còn lại làm việc từ xa, giúp duy trì nhịp độ phối hợp nội bộ ổn định. Doanh nghiệp có thể tính khá chính xác số chỗ ngồi cần thiết dựa trên ngày cao điểm trong tuần.
• Hybrid ưu tiên văn phòng, office-first: văn phòng vẫn là nơi làm việc chủ đạo, nhân viên chỉ làm từ xa vào một số thời điểm nhất định, thường thấy ở doanh nghiệp tài chính, tư vấn hoặc chăm sóc khách hàng cần duy trì văn hóa và sự gắn kết. Với office-first, doanh nghiệp phù hợp văn phòng truyền thống có diện tích ổn định.
• Hybrid ưu tiên từ xa, remote-first: làm việc từ xa là lựa chọn chính, văn phòng chỉ phục vụ họp chiến lược hoặc đào tạo định kỳ, phổ biến ở doanh nghiệp công nghệ hoặc vận hành trên nền tảng số. Văn phòng trọn gói hoặc coworking space thường phù hợp hơn văn phòng truyền thống dài hạn với mô hình này.

Áp dụng Hybrid Working mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Bên cạnh việc hiểu rõ các mô hình phổ biến, lợi ích thực tế mà hybrid working mang lại là lý do khiến mô hình này ngày càng được ưa chuộng thay vì chỉ là giải pháp tạm thời sau đại dịch. Nhiều tập đoàn công nghệ lớn trên thế giới như Google và Microsoft đã duy trì Hybrid Working như chính sách dài hạn thay vì quay lại mô hình văn phòng toàn thời gian. 4 nhóm lợi ích chính gồm:

• Tăng hiệu suất làm việc cá nhân: nhân viên chọn không gian phù hợp với từng đầu việc, có ngày tập trung tại nhà cho công việc cần yên tĩnh, có ngày lên văn phòng để phối hợp nhóm, giúp giảm căng thẳng do di chuyển và cải thiện hiệu suất một cách tự nhiên.
• Cân bằng công việc và cuộc sống: sự linh hoạt về thời gian và địa điểm giúp nhân viên dễ sắp xếp việc cá nhân mà không ảnh hưởng tiến độ chuyên môn, yếu tố ngày càng được người lao động trẻ ưu tiên khi cân nhắc nơi làm việc lâu dài.
• Mở rộng cơ hội tuyển dụng nhân tài: khi không bắt buộc có mặt toàn thời gian, doanh nghiệp có thể tuyển nhân sự ở nhiều khu vực địa lý khác nhau, đặc biệt hữu ích với các vị trí chuyên môn cao như kỹ sư phần mềm hoặc chuyên gia phân tích dữ liệu.
• Tối ưu chi phí vận hành văn phòng: khi số lượng nhân sự có mặt mỗi ngày giảm xuống, doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê diện tích nhỏ hơn hoặc chuyển sang mô hình văn phòng linh hoạt thay vì bàn làm việc cố định cho từng người.

Doanh nghiệp cần lường trước những thách thức nào khi triển khai Hybrid Working?

Bên cạnh lợi ích, thách thức khi triển khai cũng cần được nhìn nhận đầy đủ trước khi doanh nghiệp quyết định chuyển đổi, để tránh áp dụng nửa vời rồi phải quay lại mô hình cũ vì thiếu chuẩn bị. 4 thách thức phổ biến nhất gồm:

• Khó khăn trong gắn kết đội ngũ: nhân sự phân tán giữa văn phòng và các địa điểm khác dễ tạo chênh lệch thông tin giữa người có mặt trực tiếp và người tham gia trực tuyến, khiến nhân viên làm từ xa cảm thấy đứng ngoài các quyết định quan trọng nếu thiếu quy trình giao tiếp rõ ràng.
• Yêu cầu giám sát và đánh giá chặt chẽ hơn: doanh nghiệp cần chuyển từ quản lý theo thời gian có mặt sang đánh giá theo kết quả cụ thể, đòi hỏi hệ thống mục tiêu và công cụ theo dõi tiến độ rõ ràng như KPI hoặc OKR theo tuần.
• Rủi ro bảo mật và hạ tầng công nghệ: nhân viên làm việc từ nhiều địa điểm, sử dụng nhiều mạng internet cá nhân bao gồm cả wifi công cộng, làm tăng nguy cơ rò rỉ dữ liệu nếu thiếu biện pháp bảo mật phù hợp như mạng riêng ảo và phân quyền truy cập, đồng thời đòi hỏi đường truyền ổn định và thiết bị phù hợp để tránh gián đoạn công việc.
• Không phù hợp với ngành nghề: các lĩnh vực đòi hỏi tương tác trực tiếp liên tục với khách hàng, xử lý tài liệu vật lý hoặc tuân thủ quy trình bảo mật nghiêm ngặt như ngân hàng, chứng khoán, sản xuất thường khó áp dụng hybrid working cho toàn bộ tổ chức.

Doanh nghiệp cần loại văn phòng nào khi chuyển sang Hybrid Working?

Đây là câu hỏi nhiều doanh nghiệp bỏ ngỏ khi chuyển đổi sang hybrid working, trong khi xác định đúng loại văn phòng ngay từ đầu có thể giúp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành mà vẫn giữ được hiệu quả làm việc. Nguyên tắc chung là tính lại nhu cầu diện tích dựa trên số nhân sự có mặt cùng lúc tại thời điểm cao nhất trong tuần, thay vì tính theo tổng số nhân sự trên danh sách lương như cách làm truyền thống.

Với mô hình hybrid chia tuần hoặc office-first, doanh nghiệp vẫn cần duy trì văn phòng có diện tích tương đối ổn định, có thể thuê văn phòng truyền thống hạng A hoặc hạng B với hợp đồng dài hạn để giữ hình ảnh chuyên nghiệp. Với mô hình hybrid tự do hoặc remote-first, văn phòng trọn gói hoặc coworking space thường phù hợp hơn, vì doanh nghiệp có thể linh hoạt tăng giảm số chỗ ngồi theo từng giai đoạn mà không bị ràng buộc hợp đồng dài hạn.

Về mặt thiết kế, không gian phù hợp với hybrid working nên ưu tiên khu vực bàn làm việc linh hoạt theo mô hình hot-desking thay vì gán cố định chỗ ngồi cho từng cá nhân, kết hợp thêm phòng họp đa năng trang bị đầy đủ thiết bị họp trực tuyến. Trong thực tế tư vấn cho khách thuê, Think Office nhận thấy ngày càng nhiều doanh nghiệp tại Hà Nội chủ động giảm diện tích thuê cố định, đồng thời tăng tỷ trọng khu vực họp nhóm và không gian dùng chung để phù hợp hơn với nhịp độ làm việc hybrid hiện nay.

Triển khai hybrid working hiệu quả cần bắt đầu từ đâu?

Sau khi đã xác định được văn phòng phù hợp, cách triển khai hybrid working hiệu quả còn phụ thuộc vào việc doanh nghiệp xây dựng đồng thời 4 trụ cột là chính sách, công nghệ, văn hóa và cơ chế đánh giá liên tục, thay vì chỉ áp dụng nửa vời một vài quy định rời rạc.

• Chính sách rõ ràng: quy định cụ thể lịch làm việc, trách nhiệm từng vị trí và cách đánh giá hiệu suất dựa trên kết quả công việc thay vì thời gian có mặt tại văn phòng.
• Công nghệ đồng bộ: đầu tư nền tảng họp trực tuyến, phần mềm quản lý công việc theo dõi tiến độ theo thời gian thực, và giải pháp bảo mật như mạng riêng ảo để đảm bảo thông tin thông suốt giữa các nhân sự ở nhiều địa điểm khác nhau.
• Văn hóa gắn kết và đào tạo kỹ năng số: tận dụng tối đa những ngày nhân viên có mặt tại văn phòng cho hoạt động cần tương tác trực tiếp, đồng thời tổ chức đào tạo kỹ năng làm việc từ xa và quản trị thời gian để nhân sự thích nghi tốt hơn với mô hình mới.
• Đánh giá và điều chỉnh định kỳ: theo dõi mức độ sử dụng văn phòng, tỷ lệ hài lòng của nhân viên và hiệu suất theo từng quý, từ đó điều chỉnh chính sách lịch làm việc hoặc cách bố trí không gian cho phù hợp với thực tế vận hành thay vì giữ nguyên 1 khung cứng nhắc.

Bên cạnh 4 trụ cột trên, việc chọn đúng loại văn phòng và cách bố trí không gian cũng là một phần quan trọng của quá trình triển khai, vì đây chính là nơi đội ngũ gặp nhau trực tiếp và cảm nhận rõ nhất văn hóa doanh nghiệp trong mô hình làm việc mới.

Xu hướng hybrid working tại Việt Nam hiện nay ra sao?

Xu hướng hybrid working tại Việt Nam thể hiện rõ nhất ở Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, nơi ngày càng nhiều doanh nghiệp thuộc lĩnh vực công nghệ, dịch vụ và thương mại chuyển sang áp dụng mô hình này như một chiến lược dài hạn thay vì giải pháp tạm thời. Một số doanh nghiệp trong nước như FPT Software, Techcombank, VPBank và MoMo đã bắt đầu triển khai hybrid working từ giai đoạn 2022 đến 2023 và duy trì đến nay. Theo nghiên cứu của McKinsey, phần lớn người lao động sẵn sàng tận dụng cơ hội làm việc linh hoạt ngay khi doanh nghiệp cung cấp lựa chọn này, đặc biệt ở thế hệ trẻ.

Nhu cầu sử dụng văn phòng cũng thay đổi theo hướng chú trọng không gian cộng tác và phòng họp hơn là bàn làm việc cố định cho từng cá nhân. Xu hướng này kéo theo sự phát triển của các mô hình văn phòng linh hoạt như văn phòng trọn gói và coworking space, giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh quy mô thuê theo mức độ sử dụng thực tế, và được dự báo sẽ còn tiếp tục tăng trong thời gian tới.

Bảng tổng hợp nhanh: chọn loại văn phòng theo từng mô hình hybrid working

Nếu doanh nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi sang mô hình hybrid working và chưa chắc chắn nên thuê loại văn phòng nào cho phù hợp, đội ngũ tư vấn Think Office có thể hỗ trợ khảo sát nhu cầu thực tế và giới thiệu những phương án diện tích, vị trí phù hợp với ngân sách cũng như cách thức hoạt động đặc thù vận hành của từng doanh nghiệp.

Hybrid working là gì? Theo cách hiểu đơn giản nhất đây là mô hình làm việc cho phép nhân viên kết hợp linh hoạt giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa, thay vì bắt buộc có mặt toàn thời gian tại 1 địa điểm cố định.

Hybrid working khác gì làm việc từ xa hoàn toàn? Hybrid working vẫn duy trì vai trò của văn phòng cho các hoạt động cần tương tác trực tiếp, trong khi làm việc từ xa hoàn toàn gần như không yêu cầu nhân viên đến văn phòng.

Doanh nghiệp nhỏ có nên áp dụng hybrid working không? Nên cân nhắc, vì mô hình này giúp doanh nghiệp nhỏ tối ưu chi phí thuê văn phòng và linh hoạt hơn trong quản lý nhân sự, miễn là xây dựng được chính sách và công cụ hỗ trợ phù hợp.

Chuyển sang hybrid working có cần thuê văn phòng nhỏ hơn không? Không nhất thiết phải nhỏ hơn, nhưng doanh nghiệp nên tính lại diện tích dựa trên số nhân sự có mặt cùng lúc thay vì tổng số nhân sự, đồng thời tăng tỷ trọng không gian họp và khu vực dùng chung.

Loại văn phòng nào phù hợp nhất với doanh nghiệp mới bắt đầu áp dụng hybrid working? Với doanh nghiệp mới bắt đầu, văn phòng trọn gói hoặc coworking space thường phù hợp hơn vì cho phép điều chỉnh số chỗ ngồi linh hoạt trong giai đoạn thử nghiệm mô hình, trước khi cam kết hợp đồng dài hạn.