Chính sách cho thuê văn phòng – Think Office

Dưới đây là thông tin về chính sách, quy định đối với dịch vụ cho thuê văn phòng tại Think Office, giúp Quý Khách hàng bao gồm cả doanh nghiệp và cá nhân nắm rõ toàn bộ các quyền lợi, nghĩa vụ và quy định pháp lý liên quan trước khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng.

Quy định về lĩnh vực hình thức cho thuê văn phòng

– Điều đầu tiên các cá nhân/doanh nghiệp cần nắm rõ là: kinh doanh cho thuê văn phòng là một nhánh thuộc kinh doanh bất động sản, cũng là một trong 243 ngành nghề kinh doanh có điều kiện phải có vốn pháp định. Hoạt động này liên quan đến việc đầu tư vốn để thực hiện các hoạt động xây dựng, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, mua bán; thực hiện dịch vụ môi giới, sàn giao dịch bất động sản; tư vấn hoặc quản lý bất động sản nhằm mục đích sinh lời.

– Tại Khoản 2 Điều 10 Luật Kinh doanh Bất động sản quy định rõ: các tổ chức, cá nhân, hộ gia đình sau đây không bắt buộc phải thành lập doanh nghiệp kinh doanh bất động sản:

Trường hợp 1: Tổ chức, cá nhân, hộ gia đình bán, cho thuê, chuyển nhượng, cho thuê mua bất động sản mà không phải do đầu tư vào dự án bất động sản để kinh doanh; và cá nhân, hộ gia đình chuyển nhượng, bán, cho thuê hoặc cho thuê mua bất động sản từ việc đầu tư dự án bất động sản để kinh doanh nhưng dự án đó có tổng mức đầu tư dưới 20 tỷ đồng (không tính chi phí sử dụng đất).
Trường hợp 2: Các tổ chức chuyển nhượng quyền sử dụng đất đai, bán nhà, công trình xây dựng do lý do phá sản, chia tách, giải thể.
Trường hợp 3: Chi nhánh của ngân hàng nước ngoài, tổ chức tín dụng, công ty quản lý tài sản của các tổ chức tín dụng (AMC), công ty quản lý tài sản của các tổ chức tín dụng tại Việt Nam (VAMC) và cá nhân, các tổ chức khác chuyển nhượng quyền sử dụng đất, dự án bất động sản, bán nhà, các công trình xây dựng đang trong thời hạn bảo lãnh, thế chấp để thu hồi nợ.
Trường hợp 4: Các hộ gia đình, tổ chức, cá nhân chuyển nhượng quyền sử dụng đất, bán nhà, công trình xây dựng để xử lý tài sản theo quyết định của Tòa án, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khi xử lý tranh chấp, tố cáo, khiếu nại.

Nắm rõ được hai điều trên, cá nhân/doanh nghiệp sẽ hiểu được bản thân đang thuộc loại hình kinh doanh nào và chuẩn bị tốt những thủ tục phù hợp với quy định pháp luật trong việc cho thuê văn phòng.

Vốn pháp định trong điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng

Luật Doanh nghiệp Việt Nam (2005) quy định về vốn pháp định trong điều kiện kinh doanh dịch vụ cho thuê văn phòng như sau:

Điều 1: Cá nhân, tổ chức kinh doanh bất động sản cần phải thành lập doanh nghiệp hoặc hợp tác xã và có vốn pháp định không được thấp hơn 20 tỷ đồng, trừ những trường hợp được quy định tại Điều 2.
Điều 2: Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân cho thuê, chuyển nhượng, bán, cho thuê mua bất động sản quy mô nhỏ, không thường xuyên phải thành lập doanh nghiệp nhưng phải kê khai và nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật.

Luật Doanh nghiệp năm 2014 có sự thay đổi quan trọng khi không còn quy định về số vốn pháp định cụ thể cũng như không yêu cầu chứng minh vốn khi đăng ký bổ sung ngành nghề kinh doanh. Tuy vậy, doanh nghiệp cần phải đảm bảo duy trì số vốn pháp định trong suốt quá trình kinh doanh. Số vốn pháp định sẽ bằng số vốn điều lệ tối thiểu đã đăng ký.

Quy định pháp luật về cho thuê văn phòng

Để bên thuê và bên cho thuê văn phòng thỏa thuận được các điều khoản, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quá trình hợp tác theo đúng quy định của pháp luật, tất cả các giao dịch thuê văn phòng tại Think Office đều được quy chuẩn hóa bằng một bản hợp đồng thỏa thuận tự nguyện giữa hai bên. Bản hợp đồng này là bằng chứng pháp lý quan trọng được lập theo quy định Nhà nước và được sử dụng để xử lý khi có tranh chấp phát sinh.

Quy định về hợp đồng cho thuê văn phòng

Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản bắt buộc phải được ký kết giữa bên Cho Thuê và bên Thuê. Hợp đồng là văn bản thỏa thuận tự nguyện, ghi lại đầy đủ các quy định về quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch. Thông thường, hợp đồng sẽ được lập dưới sự chứng kiến của một bên thứ ba có uy tín như luật sư; hình thức hợp đồng thay đổi linh hoạt tùy vào sự thỏa thuận của hai bên. Tuy nhiên, chi tiết hợp đồng bắt buộc phải có những điều khoản sau:

Thông tin chi tiết: Họ tên/tên doanh nghiệp, địa chỉ rõ ràng của Bên Cho thuê và Bên Thuê
Thời gian: Ngày tháng năm ký kết hợp đồng và ngày hết hạn hợp đồng
Điều khoản cơ sở vật chất: Diện tích cho thuê, cơ sở vật chất đi kèm, diện tích sử dụng thực tế
Điều khoản thanh toán: Chi phí cho thuê, thời hạn thanh toán, cách thức thanh toán, số tiền đặt cọc
Hợp đồng dịch vụ đính kèm: Điện, nước, internet, lễ tân, bảo vệ, vệ sinh,… (nếu có)
Chữ ký xác nhận: Chữ ký của đại diện các bên và người làm chứng

Quy định phòng cháy chữa cháy văn phòng cho thuê

Tất cả văn phòng cho thuê tại Think Office đều đảm bảo tuân thủ đầy đủ tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy (PCCC) theo quy định pháp luật hiện hành, bao gồm:

Trang bị hệ thống báo cháy tự động hoạt động liên tục 24/7
Trang bị đầy đủ bình chữa cháy tại các vị trí quy định trong toàn bộ tòa nhà
Có lối thoát hiểm được đánh dấu rõ ràng, thông thoáng và sẵn sàng sử dụng khi có sự cố
Thực hiện kiểm tra và diễn tập PCCC định kỳ theo yêu cầu của cơ quan chức năng

Quy định về điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng

Luật Nhà ở 2014 đã nghiêm cấm việc “sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở”. Bên cạnh đó, tại Khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2014 cũng quy định: cấm sử dụng phần diện tích được kinh doanh trong nhà chung cư vào mục đích kinh doanh vật liệu gây cháy nổ, kinh doanh dịch vụ gây ô nhiễm môi trường, tiếng ồn hoặc các hoạt động khác làm ảnh hưởng đến cuộc sống của các hộ gia đình trong nhà chung cư. Do đó, việc sử dụng nhà chung cư để làm văn phòng là không hợp pháp.

Tại Khoản 7 Điều 80 Nghị định 99/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Nhà ở: “Trường hợp trong giấy tờ đăng ký kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp có ghi sử dụng căn hộ chung cư làm địa điểm kinh doanh trước ngày Luật Nhà ở có hiệu lực thi hành thì tổ chức, hộ gia đình, cá nhân được cấp giấy tờ đăng ký kinh doanh này phải chuyển hoạt động kinh doanh sang địa điểm khác không phải là căn hộ chung cư trong thời hạn 6 tháng, kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.”

Theo Nghị định trên, kể từ ngày 10/12/2015, các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân nếu đã kinh doanh ở chung cư mục đích để ở phải chuyển hoạt động kinh doanh sang địa điểm khác trong vòng 6 tháng. Sau ngày 10/06/2016, mọi hoạt động kinh doanh tại căn hộ chung cư được coi là trái quy định pháp luật.

Think Office cam kết toàn bộ không gian văn phòng cho thuê đều tọa lạc tại các tòa nhà văn phòng thương mại được cấp phép hợp pháp, đảm bảo đúng mục đích sử dụng, tuyệt đối không sử dụng căn hộ chung cư hay nhà ở dân dụng.

Quy định pháp luật về thủ tục cho thuê nhà làm văn phòng

Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, Nghị định 12/2014 và hướng dẫn tại Công văn 2697/CT-TTHT ngày 27/03/2015 của Cục thuế TP. Hồ Chí Minh: Từ ngày 01/01/2015, doanh nghiệp ký hợp đồng thuê nhà của cá nhân để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, nếu trong hợp đồng thuê có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế, thì doanh nghiệp không cần lên cơ quan thuế để kê khai mà thực hiện như sau:

Công ty có trách nhiệm khấu trừ 5% thuế GTGT và 5% thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) trên số tiền thuê nhà phải trả (đã bao gồm thuế, thuế môn bài) và nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước.
Cá nhân cho thuê nhà không phải đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ để xuất giao cho công ty.

Hồ sơ chứng từ để công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN gồm:

Hợp đồng thuê nhà/văn phòng
Chứng từ thanh toán tiền thuê
Chứng từ khấu trừ thuế và biên lai nộp thuế

Nếu trong hợp đồng thỏa thuận rõ bên đi thuê chịu những khoản thuế này, doanh nghiệp được đưa những khoản thuế này vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

Những quy định khác về điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng

Theo Nghị định 181/2004/NĐ-CP, Điều 119 và Điều 146 về thi hành Luật Đất đai quy định: Hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất phải có sự chứng nhận của cơ quan công chứng và có hiệu lực bắt đầu từ thời điểm đăng ký tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.

Theo Điều 149 Nghị định số 181/2004/NĐ-CP về trình tự, thủ tục đăng ký cho thuê quyền sử dụng đất: Bên cho thuê cần nộp 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất (đã có công chứng)
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, trong không quá 5 ngày làm việc, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm thực hiện thủ tục đăng ký cho thuê quyền sử dụng đất theo quy định vào hồ sơ địa chính và chỉnh lý giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp cho người nộp hồ sơ, hoặc thực hiện thủ tục cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trong trường hợp phải cấp mới.

Liên hệ

Mọi ý kiến đóng góp, thắc mắc về điều khoản sử dụng hoặc chính sách bảo mật, vui lòng liên hệ email: [email protected] hoặc liên hệ trực tiếp hotline: 091.666.8228

Chúng tôi cam kết phản hồi mọi yêu cầu liên quan đến quyền riêng tư và bảo mật thông tin trong thời gian sớm nhất. Cảm ơn Quý Khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của Think Office.

Trân trọng

—Think Office—